歓送迎会へ向けて、幹事さんの教科書

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年末年始の忘年会、新年会など歓送迎会の季節が近づいてきました。


今回は団体旅行に役立つサイトをご紹介します。

★団体旅行.com
http://www.lets-trip.com/


団体旅行向けの宿を探すことができたり、無料見積もりをもらえたりと便利ですが、宿の数が少ないので難点があります。


一方、ノウハウコーナーの方が役立つ情報が掲載されていて面白いです。


幹事さんに向けた運営マニュアル、Q&Aコーナー、進行の仕方のサンプル、旅行のチェックリスト、案内状・招待状の雛形など盛りだくさんの内容です。


団体旅行の教科書として活用されてはかがでしょうか。


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グループ客での部屋の位置取りー館内マップ活用法

　ここでは、団体旅行の際、重要なポイントである、部屋の位置取りについ
　てお話しします。



　泊まる部屋は全てただ寝るだけの部屋ではありません。


　２次会、３次会に部屋を使う場合は、何人かが集まれる大きな部屋が必要
　ですし、社長が使う部屋であれば、眺めが素晴らしいなど、なるだけラン
　クが上の部屋が必要となってきます。


　例えば、２次会用の部屋は、騒ぐ部屋になりますので、すぐ寝たい人はそ
　の部屋には、入れられません。


　隣の部屋にもできません。騒がしい声は、壁をやすやすと超えてきます。
　２次会用の部屋からは離れた場所に部屋を取る必要があります。


　この場合のように、部屋の位置をどこにどう取るかはとても重要です。


　部屋が隣あっても良いか？それとも離さなければだめか？


　ここで役立つのが宿の館内マップです。


　館内マップと言っても、階毎にどの位置に、どんな場所があるか分かる平面図
　のようなものが良いです。


　宿にお願いすれば、ファックスなどで届けてくれると思います。
　

　なお下の宿のように、ホームページに平面図を載せている宿なら、そんな
　手間はいりません。　


　★心づくしの宿　松庵　館内案内ページ


　★松田屋旅館　館内案内ページ

　　　
　それ以外の情報（部屋の広さ等）は、宿のホームページにのっている部屋
　ページで確認できます。


　ただ確認できる情報は、部屋の広さや備品などで、部屋からの眺めなどは
　あまり確認できないページが多いです。


　また、ネットにのっている部屋の写真にも問題があります。


　代表的な部屋を写したものしかのっていないことが多く、実際に泊まる部
　屋とは異なる場合があります。


　これは部屋だけでなく、温泉や予約に関してなど、全てに言えますが、ネ
　ットだけの情報では足りない部分が多くあります。


　決してネットの情報だけでは決めないで下さい。


　メールや電話できちんと連絡を取って、部屋の位置取りを決めましょう。　　


　そして大事なのは宿まかせにしないことです。


　お客さん自身で決めなかったために、部屋割りや、部屋の位置取りの具合
　が悪ければ、損をするのは、泊まるそのお客さん自身なのです。
　

　これは個人で泊まる方にも応用できることで、館内平面図は使い勝手があり
　ます。


　今回お話しした事を逆に考えればいいわけです。


　団体旅行であれば、２次会用に大部屋をおさえなければなりません。


　ですから、個人旅行ならその部屋の隣には泊まらないようにすればよいの
　です。


　平面図があれば、うるさそうな部屋や避けた方がよい部屋に、ある程度目
　星をつけることができます。　　


　旅行を計画中の方は、宿のパンフレットなどと一緒に、取り寄せをお願い
　してみて下さい。　


　ちなみに私が勤めている宿の平面図は以下からご覧いただけます。
　＊平面図の郵送はしておりませんのでご了承下さい。


　★心づくしの宿　松庵　館内案内ページ


　★松田屋旅館　館内案内ページ

グループ客での部屋割り

　団体旅行をする際、幹事の人に覚えておいていただきたい注意点を書き
　ます。


　まず重要な事は、部屋割りをきちんと決めることです。


　「何を当たり前の事を！」と言われそうですが、当たり前の事こそ真理です
　から、まずお読み下さい。


　部屋割りを決める。


　それによって、必要な部屋数が決まり、予算も決まってきます。


　これをあまり考えずにやると、後々トラブルの原因になります。


　グループでの予約は、２、３人で泊まるのとは違います。とても慎重にや
　らなければなりません。


　宿にまかせず、自分が責任をもってやらねばなりません。


　まず、何人の人が泊まって、その人たちをどう部屋に割り振っていくか考
　えてみましょう。


　男女で分ける。夫婦がいれば、その人たちは別に部屋を用意する。会社の
　忘年会なら、社長用に一人部屋を用意する。


　この時、注意するのは、宿は一部屋ごとに何人泊まるかで、宿泊料金が変
　ってくるという場合があるという点です。


　部屋を埋める商売ですから、一つの部屋に一人で泊まられるより、３人や
　４人で泊まってもらった方が、売上があがります。


　ですから、部屋割りを変えることで宿泊料金が変ってきます。


　予算を抑えたいのであれば、一部屋当たりに泊まる人数を多めにして下さ
　い。


　ただ和室の場合、最低１人につき、タタミ２畳を宿泊するスペースとして
　確保しなければなりません。


　８畳間なら４人まで、ですね。


　これを破ると、快適なスペースが確保できず、トラブルの原因になってし
　まいます。


　グループで泊まる場合は、まず部屋割りから。


　これが基本ですので、しっかり宿と連絡を取り合って決めて下さい。


　■個人旅行への応用


　今回お話ししたことは個人旅行でも使えますね。


　個人旅行と団体旅行がかち合いやすくなる時期（忘年会シーズン等）に
　有効です。


　静かな旅行を期待したのに、団体客の声がうるさくて寝れなかった、とい
　うことにもなりかねません。


　自分の泊まる部屋がどの位置にあるかに気を配るようにして下さい。


　年に何回あるか分からない旅行なのですから、嫌な思いをしないよう、遠
　慮せず、宿に問い合わせてみましょう。


■今日のお話はどうだったでしょうか？

少しでもあなたのお役に立てたのであれば幸いです。


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